Klantvraag:

Een Nederlandse overheidsorganisatie heeft haar IT leverancier gevraagd om een nieuwe werkplek te ontwikkelen. De Promi projectondersteuner is gevraagd om voor dit programma het projectmanagement office op te zetten en de projectondersteuning uit te voeren. 

Aanpak:

Bij start van het project lag de focus op het inrichten van de basis op orde. Hier valt onder andere het inrichten van; documentmanagement, planning, rapportage, resources en financieel overzicht. Tevens is het projectmanagement office verantwoordelijk voor het uitzetten van vacatures, onboarden van nieuwe collega’s, het organiseren van teammeetings, opstellen van een nieuwsbrief maar voor ook het notuleren van belangrijke overleggen. Maandelijks wordt de planning geüpdatet en stelt het projectmanagement office een highlight report op voor het projectmanagement. 

Bij oplevering van het programma heeft het projectmanagement office gefaciliteerd in de overdracht naar de beheerafdelingen en leveranciers en bij het opstellen van het decharge document.  

Resultaat:

Gedurende het gehele programma heeft het management en de opdrachtgever goed inzicht gehad in de planning van de opleveringen, voortgang daarvan, de financiën, genomen besluiten. Belangrijkste resultaten: het project was in control en besluiten tot bijstellingen konden, gebaseerd op tijdige en betrouwbare informatie, worden genomen.